Aby wprowadzić w życie formę pracy zdalnej pracodawca musi dochować kilku procedur.

Chodzi o określenie zasad takiej formy pracy. 

1. Procedura określająca zasady pracy zdalnej. 

Zasady pracy zdalnej pracodawca określa w porozumieniu zawartym ze wszystkimi organizacjami związkowymi, a jeśli zawarcie porozumienia ze związkami zawodowymi nie jest możliwe, to w regulaminie wykonywania pracy zdalnej.

W regulaminie powinny być uwzględnione ustalenia z podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi. 

W razie braku zakładowych organizacji związkowych, pracodawca konsultuje zasady wykonywania pracy zdalnej z przedstawicielami pracowników.  

Przedstawiciele powinni być wyłonieni w trybie przyjętym u pracodawcy. 

Konieczne jest zachowanie właściwej kolejności: 

• najpierw wyłania się przedstawicieli pracowników
• a następnie dochodzi do konsultacji z tymi przedstawicielami. 

Dopiero po przeprowadzeniu konsultacji pracodawca może w regularnie określić zasady pracy zdalnej.

Możliwe jest wykonywanie pracy zdalnej pomimo :

• braku porozumienia z zakładowymi organizacjami związkowymi, oraz 
• braku regulaminu.

W takiej sytuacji pracodawca określa warunki wykonywania pracy zdalnej w poleceniu jej wykonywania albo w porozumieniu zawartym z zainteresowanym pracownikiem.

2. Procedura w zakresie kontroli wykonywania pracy zdalnej.

Przeprowadzenie kontroli pracy zdalnej wymaga uprzedniego określenia zasad kontroli. 

Zasady te określa się w :

• porozumieniu zawartym pomiędzy pracodawcą a zakładowymi organizacjami związkowymi 
• regulaminie wykonywania pracy zdalnej, jeśli nie dojdzie do porozumienia z zakładowymi organizacjami związkowymi  
• regulaminie wykonywania pracy zdalnej jeśli jest wymagane przeprowadzenie konsultacji z przedstawicielami pracowników 
• poleceniu wykonywania pracy zdalnej w razie braku porozumienia lub regulaminu
• porozumieniu zawartym z pracownikiem.

3. Procedura w zakresie ochrony danych osobowych. 

Pracodawca jest zobowiązany do określenia procedury w zakresie ochrony danych osobowych na potrzeby pracy zdalnej. 

Procedurę określa pracodawca samodzielnie, bez konieczności przeprowadzania konsultacji z przedstawicielami pracowników lub zawarcia porozumienia z organizacjami związkowymi.

4. Procedura sporządzenia oceny ryzyka zawodowego. 

Pracodawca powinien dokonać oceny ryzyka zawodowego z uwzględnieniem wpływu pracy zdalnej na :

• wzrok 
• układ mięśniowo-szkieletowy 
• uwarunkowania psychospołeczne.

5. Procedura określenia zasad bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. 

Po wykonaniu oceny ryzyka zawodowego pracodawca, mając na uwadze sporządzoną już ocenę ryzyka, określa zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. 

Określenie tych zasad powinno zawierać : 

• zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej
• zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej
• czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej
• zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla zdrowia i życia.

6. Procedura dopuszczenia pracownika do wykonywania pracy zdalnej. 

Dopuszczenie pracownika do pracy zdalnej może mieć miejsce po złożeniu przez pracownika następujących oświadczeń :

• o zapoznaniu się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka wykonywania pracy zdalnej
• potwierdzającego zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy na stanowisku pracy zdalnej.