Poczynione przez najemców nakłady na lokal bywają przedmiotem sporów sądowych.

W zdecydowanej większości dochodzi do nich po zakończeniu najmu, gdy obydwie strony dokonują wzajemnych rozliczeń.

Są 4 rodzaje nakładów:

• Konieczne, czyli takie, które powodują, że wynajmowany lokal znajduje w stanie przydatnym do normalnego użytku.
• Użyteczne, czyli takie, które zwiększają wartość lub użyteczność lokalu. Może to być założenie w lokalu biurowym instalacji światłowodowej lub klimatyzacyjnej. 
• Zbytkowne, czyli takie, które dotyczą takich zmian adaptacyjnych lokalu, które odpowiadają upodobaniom najemcy lub jego szczególnym potrzebom.
• Drobne, czyli takie jak drobne naprawy podłóg, drzwi i okien, malowanie ścian, drobne naprawy instalacji elektrycznej, wodociągowej i kanalizacyjnej. 

Jakie nakłady obciążają wynajmującego, a jakie najemcę ?

Przyjmuje się, że nakłady konieczne z reguły obciążają wynajmującego. 

Wynika to z zasady, że wynajmujący powinien wydać najemcy i utrzymywać lokal w takim stanie, aby nadawał się do umówionego użytku. 

Lecz można umówić się, że lokal zostanie wydany najemcy w stanie deweloperskim, a zatem nie posiadający nawet posadzek i żadnych instalacji.

Dopuszczalne jest wydanie najemcy lokalu, który nadaje się jedynie do kapitalnego remontu.

Można bowiem postanowić w umowie najmu, że remont wraz z adaptacją do swoich indywidualnych potrzeb przeprowadzi najemca, na swój koszt.

Tego rodzaju postanowienia powodują, że najemca przejmuje obowiązek wynajmującego odnośnie wydania lokalu w stanie nadającym się do umówionego użytku.

Przykładem jest lokal biurowy, co uzasadnia zainstalowanie odpowiedniej ilości gniazd elektrycznych, koniecznych do eksploatacji urządzeń biurowych, łazienek z podziałem na damską i męską, co wiąże się z odmiennym ich wyposażeniem, pokoju socjalnego, szatni itp.  

Nakłady użyteczne, zbytkowne i drobne z zasady obciążają najemcę.

Kiedy dochodzi do rozliczenia nakładów ? 

Do rozliczeń nakładów dochodzi po zakończeniu najmu, z jednym wyjątkiem. 

Są to takie nakłady konieczne, które polegają na naprawach obciążających wynajmującego w trakcie trwania najmu.

Chodzi o naprawy umożliwiające normalne użytkowanie lokalu.

Jeśli najemca wezwie wynajmującego do takich napraw wyznaczając na ich wykonanie odpowiedni termin, a wynajmujący napraw nie wykonana, to najemca może sam takie naprawy wykonać nie narażając się na zarzut, że są one niecelowe albo zbyt kosztowne. 

Może wtedy żądać od wynajmującego zwrotu kosztów napraw jeszcze w czasie trwania najmu. 

Możliwe jest wtedy potrącenie z czynszem najmu wierzytelności najemcy z tytułu kosztów napraw. 

Pozostałe nakłady są rozliczane po zakończeniu najmu.

Jeśli wynajmujący nie chce ulepszeń, to może zażądać aby najemca zwrócił mu lokal w takim stanie, w jakim został mu wydany do najmu. 

Nie chodzi o oddanie lokalu w stanie idealnie takim samym, lecz z uwzględnieniem normalnego zużycia.

Dopuszczalne są postanowienia umowy najmu, że najemca pozostawi wynajmującemu bez wynagrodzenia wszystkie dokonane ulepszenia.

Zdarzają się postanowienia umowne, że wynajmujący będzie miał prawo zdecydować, które ulepszenia mają pozostać, a które najemca powinien „zabrać”, czyli usunąć z lokalu. 

To uprawnienie może być równie dobrze zastrzeżone na rzecz najemcy.

Dopuszczalne jest także zastrzeżenie, że najemca może zadać od wynajmującego zwrotu tych nakładów, które pozostaną w lokalu.  

Kwestie rozliczeń nakładów, kosztów ich ponoszenia, podejmowania decyzji o ich celowości, usunięcia lub pozostawienia nakładów po zakończeniu najmu, mogą być swobodnie uregulowane w umowie.  

W stosunkach obustronnie profesjonalnych pozostawienie tych kwestii w postaci uregulowanej w kodeksie cywilnym jest dalece niewystarczające.   

Wymagania lokalowe w handlu i usługach mogą być bardzo odmienne i specyficzne w zależności od branży. 

Dlatego jedynym sposobem zabezpieczenia interesów majątkowych stron umowy najmu jest precyzyjne uregulowanie tych kwestii w umowie.